Meine Leistungen:
- Grundlegende Neu-Erstellung von Aktenplänen in enger Kommunikation mit den betroffenen Bereichen innerhalb des Unternehmens bzw. der Institution
- Überarbeitung, Aktualisierung und Zusammenführung bestehender Aktenpläne
- Erarbeitung von Aktenverzeichnissen auf der Grundlage des jeweiligen Aktenplans
- Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
- Anpassung von Aktenplänen und Aktenverzeichnissen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung
- Definition der Zugangsberechtigungen auf der Grundlage des Aktenplans
- Modifizierung von Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
Ein
Aktenplan ist - sofern er sich im aktiven Gebrauch und in ständiger
Aktualisierung befindet - ein sehr effektives Instrument zur systematischen
Strukturierung und fortlaufenden Verwaltung von vorgangsbezogenen Daten und Dokumenten (Aktenmanagement). Der Aktenplan bildet
das inhaltliche Gerüst, den Ordnungsrahmen, den Wegweiser bei der Anlage von Akten und bei der Suche
nach Akten - und dies unabhängig davon, ob sie in analoger oder
digitaler Form vorliegen. Mit seiner Hilfe gelingt es zudem, den
Zusammenhalt von teilweise in Papierform und
teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren. Als im Idealfall streng
logisch-hierarchische Struktur (mehrstufige monohierarchische Klassifikation / Taxonomie / Baumstruktur) bildet der Aktenplan in eindeutiger Weise - je nach Fokus - die Gliederung
der Aufgaben, der Organisation, der Forschungsthemen, des archivierten
Verwaltungsschriftgutes etc. ab.
Welche Merkmale in den Mittelpunkt der aktenplan- bzw. klassifikationsbezogenen Strukturierungs-Bemühungen zu stellen sind ist von den konkreten Anforderungen durch die Verwaltungstätigkeit und die Aktenplan-Nutzer abhängig.
Generell gilt: Eine "richtige" Lösung gibt es nicht! In vielen Fällen ist zudem - infolge konkurrierender Interessen oder Vorgaben und vor dem Hintergrund historisch gewachsener Verfahren und Strukturen - ein pragmatisches Herangehen unumgänglich.
Wichtiger als die "Wohlgeformtheit" des Aktenplans ist zudem seine Akzeptanz durch die Anwender. Ist die Akzeptanz des Aktenplanes nicht gegeben werden die Anwender permanent "Schleichwege" am Aktenplan vorbei suchen und finden.
Aus diesem Grunde sollte auch ein Musteraktenplan oder Rahmenaktenplan nur nach vorheriger eingehender Prüfung eingeführt werden.
Aufgrund ihrer hierarchischen Strukturierung eignen sich Aktenpläne als verbindliches
Benennungsschema vor allem für die
Steuerung/Strukturierung von Verwaltungsvorgängen und den Aufbau einer effektiven Ablage- und Archivierungs-Systematik. Hierbei ist es unmaßgeblich, ob die Unterlagen in Papierform oder bereits als Dateien bzw. Datenbanken vorliegen.
Zudem ist die Erstellung eines neuen Aktenplans bzw.
die Überarbeitung eines bereits bestehenden eine sehr gute Vorbereitung auf die Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Vorgangsbearbeitungssystems (VBS), das in verstärktem Maße von einer eindeutigen und einheitlichen Strukturierung der Aktenbestände über eine Klassifikation abhängig ist.
Aus den im Aktenplan
definierten Aktenplan-Stellen (Aktenplankennzeichen/Notationen) leiten sich Aktenzeichen bzw.
Geschäftszeichen ab.
Aktenpläne bieten eindeutige Vorteile hinsichtlich Schnelligkeit, Recherchegenauigkeit und Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge im Vergleich zu Suchvorgängen in Systemen, die auf Volltextsuche oder Schlagwortsuche basieren.
Die Arbeit mit Aktenplänen ist angeraten, wenn
- Vorgänge und Akten in ihren Zusammenhängen darzustellen sind
- der Nachweis über Bearbeitungsschritte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen ist
- die jeweiligen Bearbeiter bzw. die bearbeitenden Struktureinheiten schnell identifizierbar sein sollen
- der Zugriff auf eindeutig definierte Akten-Gruppen durch Zugangsberechtigungen zu steuern ist
- Unterlagen in kurzer Frist bereitgestellt werden müssen
- Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind
Die effektive Einführung eines Aktenplans bringt zum Teil erhebliche Vereinheitlichungen sowohl in den betriebsorganisatorischen Abläufen von Dokumentation und Archivierung wie auch in der eigentlichen Aktenführung mit sich (Strukturierung der Ablage, Eindeutigkeit der Aufbewahrungsfristen, Vereinfachung der Kassation/Aussonderung). Gleichzeitig erfordert die Erarbeitung eines Aktenplans und die tägliche Arbeit mit ihm ein hohes Maß an Kommunikation.
Ein aktiv genutzter Aktenplan ist nie "fertig", sondern verändert sich mit der jeweiligen ("lebenden") Organisation und ihren Aufgaben und ist daher in Teilen immer wieder neu zu erstellen bzw. permanent zu überprüfen.
Unter einem
Aktenverzeichnis wird die Auflistung aller vorhandenen Inhalte (Akten) verstanden. Der Aktenplan fungiert hierbei als strukturierendes "Gerüst" innerhalb des Aktenverzeichnisses (primäres Findhilfsmittel).
Diese strukturierte Auflistung kann in analoger Form (traditionelles Findbuch etc.) oder digitaler Form
(Datenbank mit entsprechender Suchfunktionalität etc.) erfolgen.
Innerhalb des Aktenverzeichnisses ist es möglich, unterhalb jeder der im Aktenplan definierten Aktenplanstellen unterschiedliche
Benennungsschemata für die Akten, Datenträger, AV-Medien etc. anzuwenden (siehe z. B. in obenstehender Grafik "XB-3 / B" oder "XC-4 / 2"). Mittels der gegebenen Aufteilung in Aktenplan (Struktur) und Aktenverzeichnis (Inhalt) lässt sich somit eine erhöhte Flexibilität in der Bezeichnung bzw. Zuordnung von Akten erzielen.
Es kann sinnvoll sein, zur Erstellung eines Aktenplanes einen
externen Berater heranzuziehen. Dieser
- verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen Projekten von hoher Komplexität
- hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
- ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution/des Unternehmens gebunden
- kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
- wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater
wird daher die Erstellung eines Aktenplanes und Aktenverzeichnisses wesentlich
schneller und präziser erledigen als es ein eigener Mitarbeiter
oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.
