TEAG Thüringer Energie AG: Aktenmanagement und Vertragsverwaltung
Reorganisation der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung (2011 bis 2016)
- Analyse der Abläufe der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung innerhalb der Schriftgutverwaltung (Ist-Zustand)
- Erstellung einer Konzeption und eines Rahmen-Zeitplans zur Schaffung einer zentralen Vertragsverwaltung in der Thüringer Energie AG
- Definition der Abläufe der Vertragserfassung und Vertragsarchivierung (Soll-Zustand)
- Erarbeitung von Richtlinien zur Vertragsverwaltung und Schriftgutverwaltung/Archivierung
- Definition eines Metadatenschemas zur Erfassung von Verträgen
- Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung einer zentralen Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
- Begleitung der Software-Implementierung, Unterstützung des Software-Lieferanten im Prozess der Programmierung
- Erstellung eines in die Software integrierten Benutzer-Handbuches
- Vornahme von Anpassungen im Verwaltungsarchiv und Modifizierung des bestehenden Aktenplans vor Aufnahme der zentralen Vertragsarchivierung
- Bereichsweise Einführung der kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung (Mitarbeiter-Schulung zur Nutzung des "Akten- und Vertragsverzeichnis")
- Anleitung von Mitarbeitern zur Vertragserfassung, Vertragsarchivierung und Digitalisierung analoger Vertragsbestände
- Persönliche Erschließung komplexer Vertragswerke
Neustrukturierung der Verwaltungsarchivierung und Einführung eines Aktenplans (2006 bis 2009)*
- Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans zur grundlegenden Neustrukturierung der Erfassung und Archivierung von Papier-Akten
- Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
- Strukturierung und Einführung einer zentralen Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
- Neu-Erstellung eines Aktenplans; Umstellung der Aktenkennzeichnungen nach dem neuen Aktenplan
- Ausarbeitung einer Archivordnung
- Zentralisierung der Archivierung von Papier-Akten in einem neu geschaffenen Verwaltungsarchiv (kontrollierte Übernahme aus dezentralen Archiven und Verschmelzung); Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung; Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
- Inventur der vorhandenen Archivbestände; retrospektive Zuordnung von Aktenplanstellen für schon archivierte Akten
- Aufnahme der zentralisierten Papier-Akten-Archivierung: Anleitung und Überwachung
- Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)
* Ausführung als Subunternehmer zweier aufeinander folgender Hauptauftragnehmer