Stubenrauchstr. 35, 12161 Berlin
kupfer@das-kupfer.de    |    030-26544825    |    0176-24370378

Thüringer Energie AG: Aktenmanagement und Vertragsverwaltung

Reorganisation der Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung (2012 bis 2016)


  • Erstellung einer Konzeption und eines Rahmen-Zeitplans zur Schaffung einer zentralen Vertragsverwaltung in der Thüringer Energie AG
  • Erarbeitung von Richtlinien zur Vertragsverwaltung und Schriftgutverwaltung/Archivierung
  • Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung einer kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
  • Begleitung der Software-Implementierung
  • Definition der Abläufe der Vertragsarchivierung
  • Vornahme von Anpassungen im Verwaltungsarchiv und Modifizierung des bestehenden Aktenplans vor Aufnahme der zentralen Vertragsarchivierung
  • Bereichsweise Einführung der kombinierten Aktenmanagement- und Vertragsverwaltungs-Lösung
  • Anleitung bei der Vertragserfassung
  • Erfassung von komplexen Vertragswerken

Neustrukturierung der Verwaltungsarchivierung und Einführung eines Aktenplans (2006 bis 2009)*


  • Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans zur grundlegenden Neustrukturierung der Erfassung und Archivierung von Papier-Akten
  • Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
  • Strukturierung und Einführung einer Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
  • Neu-Erstellung eines Aktenplans; Umstellung der Aktenkennzeichnungen nach dem neuen Aktenplan
  • Ausarbeitung einer Archivordnung
  • Zentralisierung der Archivierung von Papier-Akten in einem neu geschaffenen Verwaltungsarchiv (kontrollierte Übernahme aus dezentralen Archiven und Verschmelzung); Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung; Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
  • Inventur der vorhandenen Archivbestände; retrospektive Zuordnung von Aktenplanstellen für schon archivierte Akten
  • Aufnahme der zentralisierten Papier-Akten-Archivierung: Anleitung und Überwachung
  • Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)

* Ausführung als Subunternehmer zweier aufeinander folgender Hauptauftragnehmer